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お礼状ってなに?お中元をもらったらすぐにお礼の気持ちを返そう

お礼状

お中元をいただいたら、相手に感謝の気持ちを伝えるためにお礼状を書きましょう。
最近では宅配便で届くお中元も多くなり、「品物は無事に届いているのか?」と気にしている方も少なくありません。お礼状は、品物を受け取ったことを相手に知らせるものでもありますので、必ず送るようにしましょう。
ここでは、「お礼状に何を書いたらいいか分からない」、「いまさら書き方を聞けない」と思っている方に向けて、お礼状を書く際のポイントや注意すべき点などをご紹介していきます。お礼状はお中元の時期以外にもさまざまなシーンで活用できますので、この機会に覚えておくことをおすすめします。

お礼状とは? お中元を受け取ったら必ず送ろう!

お礼状とは、「たしかに受け取りました」という報告と「ありがとう」という感謝の意の両方を相手に伝えるためのものです。お中元をただ受け取るだけでなく、受け取った側のマナーとしてお礼状を送るようにしましょう。毎年お中元をいただくような間柄であれば、なおさらお礼状の意味をしっかりと押さえておきたいものです。

また、お礼状はお中元が届いてからすぐに送るようにします。3日以内には送ることが望ましいでしょう。遅くても一週間以内には相手に届くように送りましょう。
事情があり、お礼状を出すタイミングが遅れてしまった場合は、お詫びを一言添えることが大切です。また、お中元を受け取ってから一週間以内にお礼状が届くように出せないからといって、何もしないのは一番の失礼にあたりますので注意してください。

もっと知りたい! お礼状に関するマナー

お礼状には、送るタイミング以外にもさまざまなマナーがあります。
インターネットやSNSの普及により、手軽に連絡を取れる時代ではありますが、いただいたものに対してのお礼は正しいマナーで対応をしたいものです。
お礼状を送る相手に失礼のないよう、いくつかのポイントを押さえておきましょう。

・ハガキや手紙で送ると間違いない!

お礼状は、ハガキや手紙で出すのが一般的です。相手との間柄にかかわらず、気軽に送ることができ、失礼にあたることもないでしょう。

親しい間柄

身内や友人・知人などの親しい間柄であれば、電話やメールで感謝の気持ちを伝えることも方法のひとつです。ただし、多忙な方への電話は控えるようにしましょう。また、お礼の電話をした場合でも、別でお礼状を送ることがマナーとされています。特別な事情がない限りはお礼のハガキや手紙を送ったほうが良いでしょう。

ビジネス関係

ビジネス関係の方に対しても、ハガキを送るのがベストです。受け取った旨やお礼をすぐに伝えたい場合にはまずメールを送っておき、その後改めてハガキでお礼状を送りましょう。
文章だけでは硬く感じられがちなお礼状には、イラストを使うことで感謝の気持ちや喜びがより伝わりやすくなります。個人宛・ビジネスシーンを問わずイラストを使用することはできますが、ビジネスシーンでは節度あるイラストを選ぶことがポイントです。

・代筆のときに気をつけたいポイントとは?

どうしてもお礼状を送れない事情がある場合は、代理を立てて代筆で送るようにしましょう。代筆のときに注意したいポイントは、代筆する人によって、差出人の左下に書き加える「脇付(わきづけ)」が変わることです。
原則として、妻が夫に代わって書く場合には名前の左下に「内」、妻以外が代筆する場合には、「代」と書き加えましょう。「内」は「家内」が代筆したことを、「代」は「代筆」であることを意味します。
また、お礼状を送る相手が夫婦ともによく知っている間柄の方であれば連名で出すこともよしとされています。代筆でお礼状を送る際は、代筆した旨を一言書き添えることも忘れないようにしましょう。

お礼状の書き方を覚えよう!

お礼状の書き方には「縦書き」と「横書き」があり、送る相手によって変えることが大切です。相手との関係性をよく考えて、よりふさわしい書き方を選ぶようにしましょう。
近年では、パソコンの文章作成ソフトを使って書くこともありますが、手書きにすることで心のこもったあたたかい文面に感じ、より相手に気持ちが伝わるはずです。ぜひお礼状は手書きにしてみてください。

・目上の相手には縦書き

ビジネスシーンにおいて、取引先にお礼状を送るときは、縦書きで作成するのが一般的です。
縦書きは日本古来からの文化であり、改まった手紙やお礼状は縦書きがマナーとされています。装飾のない無地の便箋を使うと、よりフォーマルになるでしょう。
ハガキを用いる場合は、宛名面だけでなく、文面の最後にも差出人名を書くのが通例です。

個人宛の場合でも、上司や年上の人など、目上の相手には縦書きで送るのが無難です。
個人にハガキで送る場合、宛名面に差出人の住所・氏名が書いてあれば文面に記す必要はありません。

・親しい相手には横書き

友人や親族など、親しい相手へのお礼状は、横書きでも作成することができます。
ビジネス上の取引先が相手でも、形式ばったものにしたくない場合は横書きも選択肢に入ります。
カジュアルな印象になりがちなので、相手との距離感には注意しましょう。

・お礼状の組み立てのポイントを押さえよう

お礼状のマナーや書き方と併せて知っておきたいのが、「お礼状の構成」です。
感謝の言葉を書く以外に、季節の挨拶や相手の健康を気遣う内容、日付や差出人名を記載します。文章の組み立て方において押さえるべきポイントは、縦書きも横書きも同じです。
文章に必要なポイントは以下のとおりです。

(1)頭語・結語

お礼状は、頭語で始まり結語で終わるのが原則とされています。冒頭にくる頭語にはさまざまありますが、「拝啓」を使えば間違いないでしょう。頭語と結語の組み合わせは決まっており、頭語で「拝啓」と使った場合、結語は「敬具」となります。
頭語・結語は、ほかにも「前略・早々」、「謹啓・謹白」などの組み合わせがあります。
「敬具」の代わりに「かしこ」と使われることがありますが、これは女性のみが使える結語です。

(2)時候の挨拶

時候の挨拶とは季節感を表す言葉で、書き出し部分にあたります。月や時期によって変わりますので、お礼状を送る時期に適しているものを選ぶようにしてください。
7月は盛夏の候・猛暑の候・大暑の候など、8月は残暑の候・晩夏の候・立秋の候などがあります。「厳しい暑さが続いておりますが、」といった文言も時候の挨拶のひとつです。

(3)相手の近況や健康・安否について尋ねる

時候の挨拶に続く文章として、「お変わりなくお過ごしでしょうか」、「○○様におかれましては、お元気にお過ごしのことと存じます」など、相手の近況をうかがう文章を入れましょう。

(4)お礼と感謝の言葉

お中元をいただいたことへのお礼を自分なりの言葉で書くようにしましょう。
家族もしくは社員も喜んでいる様子を具体的に書くと、より感謝の気持ちが伝わります。
また、日頃のお付き合いに対する感謝の言葉も併せて書くようにすると、より丁寧な印象となります。

(5)相手の健康や息災を願う言葉

お礼状を送るタイミングは暑さが続く時期と重なりやすいため、「暑さが続きますので、皆様におかれましてもどうそご自愛ください」といった相手のことを気遣う文章を入れるようにするといいでしょう。
ビジネスシーンであれば、「一層のご健勝と貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます」といった激励の言葉を加えるのがおすすめです。

(6)日付・差出人名

結語のあとに日付と差出人名を入れます。代筆の場合は前述したように「脇付」を必ず書くようにしてください。

お礼状を構成するポイントはこれだけです。順番通りに組み立てることができれば、丁寧なお礼状が出来上がります。

自分が伝えたいことを書いてみよう

個人宛・ビジネスシーンそれぞれ例を挙げて見てみましょう。文例をもとに、相手に合わせて自分なりのお礼状を作ってみてください。

文例の(1)〜(6)を上記のポイントと照らし合わせるとさらに分かりやすいでしょう。

・ビジネスシーンで使える縦書きの文例

お礼状_ビジネスシーン

「謹啓」は拝啓より丁寧な言い回しで、より丁寧で改まった文章や初めてお礼状を送る相手への文書に使うことが好ましいとされています。

・個人宛に使える縦書きの文例

お礼状_個人宛

「略儀(略式)ながら書中(書面)にて」とは、「本来であれば直接うかがってお礼を述べるべきですが、取り急ぎ手紙でお礼を伝えます」といった意味合いを持ちます。

・ビジネスシーンで使える横書きの文例

(1)拝啓 (2)盛夏の候、(3)貴社におかれましてはより一層ご隆盛のこととお慶び申し上げます。
(4)本日、お中元の御品を拝受いたしました。平素は、私どもの方こそお世話になっておりますのに、いつもながらのお心遣いに感謝申し上げます。
(5)これから暑さが厳しくなる折、くれぐれもご自愛ください。
暑中見舞いかたがたお礼のご挨拶とさせていただきます。

敬具
(6)平成○年○月○日

○○○○株式会社
代表取締役 ○○ ○○

「拝受」とは受け取ったことをへりくだった言い方です。
「拝受いたしました」は二重敬語に見えますが、「拝受しました」というよりも、さらにへりくだった印象になり、ビジネスシーンでは日常的な表現として使われます。

・個人宛に使える横書きの文例

(1)拝啓 (2)梅雨もあけ、太陽のまぶしい季節となりました。
(3)○○様におかれましては、なお一層ご活躍のことと拝察いたしております。
(4)さて、このたびはお中元のご挨拶ならびに結構なお品をお贈りいただきありがとうございます。早速ながら家族みんなでおいしく頂戴いたしました。
普段何も行き届きませんのに、いつもお心にかけていただき心より感謝申し上げます。
(5)これから暑さも本格的になってまいりますので、どうぞお体をお大事になさってください。奥様にもよろしくお伝え願います。

敬具
(6)差出人名

お中元をお断りする際のマナー

お中元のやりとりをするのは継続的なお付き合いの方がほとんどですが、身の回りの環境からお中元をお断りしなければならない場合もあります。また、ビジネスシーンでは、会社の規則により品物を受け取れないといったケースもあります。

品物だけを返送したり、理由を述べずに断ったりすることは大変失礼にあたるため、注意が必要です。まずは相手の厚意に対しきちんとお礼を述べ、今後のお中元についてはご遠慮申し上げるといった姿勢で伝えることが大切です。

贈っていただいたお中元に対してお礼を述べたあと、以下のような文面を入れることでお断りできます。

――「今後はこのようなお心遣いはなさいませんように」
――「ご厚意に感謝いたしますが、お気持ちだけ有難く頂戴いたします」

相手を不快な気持ちにさせることなく、事情を察して理解してもらえるような文言を選びましょう。品物を断るだけであって関係を断ち切るわけではない場合、「今後とも変わらぬお付き合いのほど、どうぞよろしくお願いいたします。」と、一言添えることも忘れないようにしましょう。

お礼状は自分の言葉で気持ちを伝えることが大切

お中元を贈っていただいた相手に、自分なりの言葉で感謝の気持ちを伝えることができるのがお礼状です。継続して変わらぬお付き合いをしていくために、手間を惜しまずお礼状を送りましょう。お中元をいただいたらすぐにお礼状を送れるよう、あらかじめお礼状をいくつかのパターンで準備しておくとよりスムーズです。また、簡単にお礼状を作成できる無料のテンプレートもありますので、活用してみるのもいいでしょう。